Vad behöver man tänka på när man väljer kassasystem?

För en butik är kassasystemet hjärtat i försäljningen. Det är här köpet avslutas, betalningen sker och kunden får sitt kvitto. Ett bra kassasystem gör betalningen snabb och smidig, fungerar ihop med olika betallösningar och följer lagkrav – samtidigt som det ger dig en trygg grund i vardagen. Men hur väljer du rätt? Här är några viktiga saker att tänka på.

Vad är ett kassasystem (POS)?

Ett kassasystem – ofta kallat POS (Point of Sale) – är butikens centrala verktyg för att hantera försäljning och betalningar. Det används för att registrera köp, ta emot olika betalsätt, skriva ut kvitton och uppfylla Skatteverkets krav. För butiker och kedjor är kassasystemet en avgörande del av kundmötet och en förutsättning för att driva försäljningen smidigt och korrekt.

Med ett modernt kassasystem kan du till exempel erbjuda kortbetalningar, Swish och mobila betallösningar, hantera returer och rabatter, samt koppla ihop kassan med bokföringsprogram och andra stödsystem. Rätt kassasystem gör det enkelt att ta betalt, ger en bättre kundupplevelse och sparar tid i vardagen – samtidigt som du följer lagkrav och skapar en stabil grund för butikens fortsatta tillväxt.

1. Betalmetoder – Möt kundernas förväntningar

Dagens kunder förväntar sig att kunna betala på det sätt som passar dem bäst. Om ditt kassasystem inte erbjuder de betalsätt kunderna vill ha kan det leda till frustration, längre köer och i värsta fall missade försäljningar. Därför är det viktigt att kolla vilka betalmetoder systemet stöder och hur smidigt det fungerar i praktiken.

  • Kortbetalningar - Chip och kontaktlöst
  • Mobila betalningar - Swish, Google pay, Apple pay och Vipps

  • Faktura - Kopplat till Klarna

  • Presentkort - Enkel användning av presentkort och tillgodokvitton.

Ju fler alternativ du erbjuder, desto smidigare blir kundupplevelsen.

2. Hårdvara – mer än bara en kassa

Ett kassasystem är inte bara mjukvara, utan även hårdvara – och valet påverkar hur smidigt arbetet i butiken flyter på. Du behöver bestämma om du vill ha en stationär kassa eller en mer flexibel, mobil lösning, och se till att kortterminalen är integrerad med systemet för att undvika dubbelknappande. Kvittoskrivare är viktigt för papperskvitton, men många system erbjuder även digitala alternativ via mejl eller sms. Dessutom kan scanner och kassalåda göra betalningsprocessen både snabbare och säkrare. Rätt hårdvara sparar sekunder vid varje köp, vilket blir särskilt tydligt när det är mycket kunder i butiken.

3. Viktiga kassafunktioner för butiken

Betalningen är kärnan, men ett modernt kassasystem gör mycket mer än så. Smarta funktioner som returer, rabatter, kampanjer och delbetalningar underlättar vardagen för dig och personalen, och ger kunden en bättre upplevelse.

  • Returer och byten – hanteras smidigt och korrekt

  • Rabatter och kampanjer – läggs in snabbt utan krångel

  • Delbetalningar eller kombinerade betalningar

  • Kvitton – tydliga och gärna med digitala alternativ

När funktionerna fungerar enkelt och logiskt kan personalen fokusera på kunden istället för tekniken.

4. Lagkrav och säkerhet

Sverige har tydliga regler för kassasystem. Om kassasystemet inte är certifierat av Skatteverket riskerar du problem med revisioner och rapportering. Systemet ska registrera all försäljning korrekt och ofta ske via en kontrollenhet. Utöver det är säker datalagring och GDPR viktigt för att skydda både din butik och kundernas information.

  • Certifierat av Skatteverket

  • Registrering av all försäljning

  • Säker datalagring och GDPR

  • Integrationer med scanner och handdatorer för effektiv inventering och inleveranser

  • Integration till er valda e-handelsplattform

Ett system som uppfyller alla krav ger dig trygghet och minskar risken för misstag eller problem. Det innebär också att du kan känna dig säker under revisioner och att kundernas betalningsinformation hanteras på ett korrekt sätt, vilket stärker förtroendet för din butik.

5. Integration med andra system

Kassasystemet blir ännu mer värdefullt när det kan kopplas till andra verktyg i butiken. Integrationer sparar tid, minskar dubbelarbete och ger bättre kontroll över försäljning och lager.

Nyckelfördelar med ett kassasystem med många integrationer:

  • Bokföring – automatiskt överföring av dagsavslut och försäljning

  • Butiksdatasystem – uppdaterade lagersaldon och enklare inventering

  • Rapportering/BI – analyser för bättre beslut och uppföljning

Med rätt integrationer får du smidiga flöden som gör vardagen både enklare och mer lönsam. Du slipper manuellt dubbelarbete, kan snabbt identifiera trender i försäljningen och säkerställa att både lager och ekonomi alltid stämmer.

Vi hjälper dig hitta rätt kassasystem för din butik

Att välja rätt kassasystem kan kännas komplicerat med alla alternativ på marknaden. På CleverApps samarbetar vi med ett brett nätverk av pålitliga POS-partners, från mobila lösningar till mer avancerade stationära system. Det gör att vi kan matcha just din butik med det kassasystem som passar bäst för era behov, oavsett butikens storlek, sortiment eller försäljningskanaler.

Vi erbjuder vägledning genom hela processen – från att analysera dina behov till att jämföra olika lösningar och visa vilka integrationer som fungerar bäst tillsammans med CleverApps. På så sätt får du inte bara ett system som tar betalt, utan ett kassasystem som fungerar sömlöst med dina övriga verktyg och förenklar vardagen i butiken.

Med rätt kombination av POS och CleverApps får du en smidigare, tryggare och mer effektiv butik – där både personal och kunder får en bättre upplevelse.

Hör gärna av dig – vi hjälper dig gärna att hitta rätt.

Jag är intresserad!